説明上手になれる！わかりやすく話すための4つの方法

話の論理展開を明確にする

説明がわかりにくい人は話の論理展開が明確でない人が多いです。

頭の中で話の構成を作れず頭に思い浮かんだことを取りあえずしゃべってしまい「結局何が言いたいの？」という状態になってしまいます。

そこで話の流れをわかりやすくするための方法をご紹介します。

結論を先に話す

説明をする際に結論から入ることはわかりやすい説明において大事なポイントです。

自分では内容の全体を把握できているため説明から話しても違和感を感じないかも知れませんが、仕事においては相手と内容が共有されていないことの方が多いです。

結論から先に話すことで聞き手は話の目的を最初につかむことが出来るようになり、その後の話が伝わりやすくなります。

PREP法については以下の記事でもご説明しているので、ぜひご一読ください。

[PREP法]準備でほとんど決まる！成功するプレゼンテーションに必要なこと５選

大学生や社会人になればプレゼンテーション(以下プレゼン)を行う機会があるでしょう。良いプレゼンを行うことで自分の評価を上げるチャンスがあります。 しかしなかなか相手に伝えたことが伝わるプレゼンを行うのは難しいことです。そこで今回は成功するためのプレゼンテーションを作るコツを紹介していきます。

https://cfcmedia.jp/article/0ca45485-547a-452d-8f18-e5b175fce116

5W1Hを意識する

話に具体性がなくて正確に伝わらないという人は5W1Hを意識できてないことが多いです。

5W1Hとは「Who」「When」「Where」「What」「Why」「How」を示している言葉です。

相手の立場に立って考える

上司や目上の人に説明をするときに自分の成果に繋げることだけを考えて、相手の立場で考えることを疎かにしていませんか？

この状態になってしまうと相手が本当に知りたい情報を伝えられなくなってしまいます。

このようなことに気をつけるには相手の前提知識がどれくらいかを事前に確かめるようにしましょう。

説明をする前に話す内容について相手の理解度を確認すると相手に伝わりやすい説明をすることが出来るようになります。

専門ではない人に専門用語ばかり使っても相手は困惑してしまうだけです。「○○についてご存じですか？」と事前に聞くことによってどんな言葉を使って説明すれば良いのか把握することが出来るようになります。

事実と意見は区別して伝える

説明が苦手な人の中に良く自分の意見をまるで事実のように話してしまう人がいます。

事実と意見が交ざった内容は相手をミスリードする可能性があるため信頼性がなくあまり良い印象を抱かれません。

事実と意見を混同してしまうと、普段から文章を考えるときに意見を事実だと思い込んでしまうクセが出来てしまっているかもしれません。

例えば、「あのネックレスの値段は4万円でとても安い」といった文章について考えてみると、ネックレスが4万円なのは事実ですが、それが安いかどうかは人によって変わってきます。

この文章では4万円が安いかのようなミスリードをしています。

説明する前に紙に書き出す

『一番伝わる説明の順番』の著者の田中耕比古氏によれば、説明がうまくデキない人の問題点は言いたいことがよくわかっていないという点にあるそうです。

頭の中で言いたい内容があったとしても、いざ話そうとすると思考が曖昧な状態になっているため、うまく話せないことがあります。

田中氏いわく、こうした頭の中の抽象的な思考を言語化するために紙に書き出して整理する必要があると言っています。

頭の中だけで考えてもうまく整理することは出来ないので言うべきことが良くなから無くなってしまったらまずは紙に書き出してみるようにしましょう。

まとめ

説明上手になることで仕事で活躍できる場面が増えてきます。

是非今回紹介した方法を試して説明上手な人間を目指してみてください。