なぜ成功者達は箇条書きのスキルが高いのか？その理由とテクニックについて解説

箇条書きが重要な理由

ベストセラー『超・箇条書き』の著書杉野幹人氏は、「箇条書きのスキルは英語や会計、そしてロジカルシンキングと同じくらい世界的に求められているスキルだ」と言っています。

世界的に企業同士の競争が激しい米国のシリコンバレーでは起業家達もプレゼンなどで箇条書きを効果的に使い投資家や従業員を動かしています。現代の多忙な社会人はいかに短く魅力的に伝えられるかというのはとても重要なことです。長々しい文章を作って仮に内容が良かったとしても読み手の負担が大きいため無視されてしまうこともあります。

しかし、箇条書きを使うことによってシンプルに内容をまとめることができるため、情報を処理するのが楽になり、すぐに理解することができます。

箇条書きは企画書、メール、報告書、プレゼン、資料などビジネスにおいてあらゆる場面で使う機会があります。もし、社会で成功するチャンスをつかみたいと考えている人がいるのなら箇条書きのスキルは必須になってきます。

わかりやすい箇条書きのテクニック

箇条書きと言ってもただ単純に項目を書き連ねていくだけではもったいないです。箇条書きをより有効活用するためのテクニックについてご紹介します。

ガバニング

まず最初のテクニックはガバニングです。ガバニングとは伝えたい要点が複数あるときに最初にいくつあるか宣言してから紹介に入ることです。

もし要点が3つならば最初に「ポイントは3つあります」と伝えます。

このテクニックは箇条書きだけでなくスピーチやプレゼンでも使用されていることがあり、アップル社の創業者でありスティーブ・ジョブズはスタンフォード大学の卒業式で行ったスピーチにおいて冒頭に「私はみなさんに、人生で学んだ3つのことをお話ししたいと思います」と宣言しています。

学校での校長先生のスピーチなどでいつ終わるのかわからずに耐える時間があったかもしれませんが、ガバニングを行わないとそのような時間を相手にさせてしまうことになってしまいます。

例えば上司に対して問題点の報告を行う際に、「今回の問題点について議論した結果が出ました。まず一つ目は....」と伝えたとします。

構成としてはわかりやすいですが、ここでガバニングの技術を用いて、「今回の問題点について議論した結果、3つの改善案が決まりました。まず一つ目は...」といった始まり方にするとより相手にとってわかりやすい内容になります。

些細な工夫ですが、効果はとても大きいです。簡単にできる技術ですので是非試してみてください。

コレクション

次のテクニックはコレクションです。これは様々な箇条書きを目にするリサーチャーの菅原大介氏の著書『新・箇条書き思考』において紹介されている方法で、プレゼンなどで提案を行う際に箇条書きで項目を8個集めるという手法です。

8個という数字は絶対ではないため多少数字が前後したとしても問題は無いです。8個を目指す意識を持って箇条書きを行うようにしてください。

項目の長さをそろえる

先述した菅原大介氏によれば良い箇条書きは「見た目として項目の長さがおおよそそろっている」という特徴があると言っています。

見た目の問題は関係ないのでは？と思うかも知れませんが、一部分だけ極端に項目が長かったりする箇条書きは不必要な情報を入れてしまっていて簡潔にまとめられていません。

例えばハンバーガーチェーン店の利点について箇条書きでまとめてみます。

この箇条書きを書き直してみると

といらない情報を消して簡潔にまとめることが出来ます。単純に文章を区切っただけの箇条書きでは良い箇条書きとは言えません。箇条書きの長さのバランスが悪くなってしまう人はいらない情報が無いか確認するようにしてみましょう。

まとめ

箇条書きで大切なのは相手の立場になることです。自分にとってわかりやすい箇条書きだとしても何も知らない相手からしたら読みにくい箇条書きになってしまい、伝えたいことを伝えられなくなってしまいます。今回の記事でご紹介したテクニックを使用して相手に伝わりやすい箇条書きを目指してみてください。